In un momento storico in cui per fare impresa è necessario padroneggiare così tante competenze diverse, gestire i progetti digitali non è facile. In alcuni rari casi conviene dotarsi di un team interno, ma molto più spesso l’estrema specificità delle competenze richieste fa puntare le aziende verso l’outsourcing, con la necessaria perdita di controllo sull’intero processo. In questo articolo vedremo i pro e i contro dell’outsourcing, e quando serve, ma soprattutto presenteremo una terza via, quella che sempre più fornitori di servizi digitali offrono ai propri clienti: il team as a service.

Team as a Service vs outsourcing: le differenze reali

Il problema di base nella gestione dei progetti digitali è che servono delle competenze specializzate, ma anche una certa flessibilità e controllo, senza sacrificare la qualità - e tutte queste caratteristiche sono costose e non sempre immediate da selezionare, per un’azienda. Sono due i modelli più usati: Team as a Service (TaaS) e il classico outsourcing. Pur condividendo l’idea di un partner esterno, i due approcci sono diversi, specialmente per quanto riguarda la struttura, il controllo e il posizionamento strategico.

Outsourcing

L’outsourcing è la pratica di affidare ad un fornitore esterno singoli processi o funzioni, da quelli come help‑desk o contabilità, a quelli strategici come sviluppo software o project management. Come la teoria di gestione aziendale ci insegna, può essere on‑shore, near‑shore o off‑shore, e può riguardare team interi o progetti puntuali.

Team as a Service (TaaS)

TaaS è una forma di outsourcing che nasce per aumentare la trasparenza dei processi e rendere l’azienda più partecipe all’implementazione del proprio progetto digitale: in questo caso, il fornitore digitale, che sia web agency, società di consulenza o sviluppatore software, fornisce all’azienda un intero team che per un certo periodo di tempo lavora come estensione delle risorse aziendali, collaborandovi strettamente. 

I fornitori TaaS in campo digitale selezionano squadre pre‑formate di specialisti (UX designer, sviluppatori, QA, PM ecc.) per lavorare full-time o part-time direttamente nell’azienda committente.

Principali differenze strutturali

Quando scegliere l’outsourcing

L’outsourcing può essere una scelta migliore per le aziende che desiderano minima supervisione e una gestione completamente esternalizzata. Oppure, per progetti con deliverable definiti e poche variazioni in corso.

In generale, è una soluzione migliore se la necessità primaria è il contenimento dei costi tramite contratti a prezzo fisso. 

Ogni esternalizzazione è in realtà ottima per attività non strategiche dove serve solo esecuzione (es. backend, manutenzione, QA, help desk).

Vantaggi principali

• Risorse esterne si occupano interamente del progetto
• Prezzo certo e pianificabile
• Possibile efficienza da economie di scala

Rischi

• Minor controllo su come e quando il lavoro viene svolto
• Qualità non garantita, se il fornitore non è allineato
• Rigidità contrattuale: spesso risulta un po’ difficile modificare delle azioni pattuite a progetto in corso. Eppure, capita spesso di cambiare idea o di aver bisogno di aggiustamenti in corso d’opera.

Quando scegliere il Team as a Service (Taas)

Visti i limiti dell’esternalizzazione “classica”, le aziende provider di servizi digitali hardware e software hanno iniziato a proporre una modalità ibrida: il team dedicato offerto dal fornitore è l’ideale per i progetti in evoluzione che richiedono flessibilità continua, dove servono delle competenze che internamente non ci sono.

Un Taas è poi solitamente preferito da chi desidera il controllo operativo diretto e la governance condivisa, come anche nei processi che devono essere “agili” e prevedono una comunicazione continua con la proprietà o la direzione dell’azienda.

Vantaggi principali

• Le dimensioni e skill del team sono scalabili 
• Maggior controllo ed integrazione dentro l'organizzazione, con comunicazione fluida
• Risparmio
• I team Taas formati e pronti, spesso con esperienze pregresse condivise 

Svantaggi

• Richiede capacità di governance interna

Costi e struttura di prezzo

L’outsourcing tradizionale è tipicamente a prezzo fisso per deliverable o progetto, definito a monte. Questo favorisce la pianificazione budget, ma può nascondere costi extra per modifiche, supporto o fallimenti nel soddisfare i requisiti. Invece il Team as a Service è da considerare  come un servizio a consumo, con fatturazione a ora o risorsa - salvo accordi diversamente presi con il proprio digital provider, che comunque sono sempre possibili. 

Controllo operativo e governance

Nell’outsourcing il ruolo del cliente è spesso limitato ad approvare deliverable o milestone. Invece il fornitore gestisce i processi interni, le revisioni e le QA.

C’è meno trasparenza operativa e più dipendenza dai contratti, cosa che può risultare efficace per progetti “statici”, ma penalizzante in contesti dinamici o orientati all’innovazione.

Invece nel modello TaaS il team partecipa alla vita quotidiana dell’azienda, entrando nei suoi meeting, nelle sue sprint review, con una comunicazione diretta e un’accountability decisamente più condivisa.

In sostanza, nel Taas il fornitore gestisce il team, ma il cliente stabilisce le priorità e si occupa della direzione.

Competenze accessibili e know-how

Mentre nell’outsourcing si esternalizzano specifiche competenze, pagate solo se richieste, nei Taas abbiamo una squadra multidisciplinare di professionisti che già sanno lavorare a stretto contatto, e che hanno l’abitudine e la formazione alla condivisione con i team interni aziendali delle proprie competenze specifiche.

La loro esperienza collaborativa pregressa garantisce una certa rapidità d’esecuzione, oltre che un migliore trasferimento di conoscenze con l’azienda.

Cosa scegliere per il tuo progetto digitale 

La scelta tra Team as a Service (TaaS) e outsourcing (esternalizzazione) non dovrebbe mai essere basata solo sul costo, ma sulla maturità digitale, la tua struttura interna e la strategia di lungo termine. Per orientarsi, è utile partire da alcune domande:

1) Com'è strutturata la governance interna della tua azienda?

Hai un Project Manager, un CTO o figure capaci di coordinare e dialogare attivamente con un team esterno? Se sì, potresti trarre vantaggio da un modello TaaS, che richiede supervisione e co-gestione. Se invece la struttura è più snella o l’IT è affidato all’esterno, l’outsourcing potrebbe garantire maggiore semplicità gestionale.

2) Quanto è matura la tua cultura digitale?

Hai già esperienze con metodi agili, strumenti di collaborazione (come Jira, Slack, Notion, GitHub) e processi di sviluppo iterativi? Un’azienda digitalmente matura può integrare facilmente un team TaaS e trarne il massimo beneficio. In caso contrario, è preferibile iniziare con un outsourcing mirato, magari con deliverable chiari e contratti a progetto.

3) Qual è il livello di flessibilità e scalabilità che ti serve nei prossimi 6-12 mesi?

Prevedi un’accelerazione del business? Cambi frequenti di priorità? Un team a consumo (TaaS) ti consente di espandere o ridurre le risorse velocemente, adattandoti al contesto. Se invece i carichi di lavoro sono stabili e ben prevedibili, l’outsourcing può risultare più efficiente.

4) L’output atteso è statico o in evoluzione continua?

Un’app da rilasciare una tantum ha esigenze diverse da un prodotto digitale che vive, si aggiorna e cresce nel tempo. Il primo scenario è ideale per l’outsourcing, il secondo richiede un team integrato, agile e stabile nel tempo—tipico del modello TaaS.

5) Quanto vuoi mantenere il controllo operativo?

Se desideri definire roadmap, priorità e far parte dei meeting quotidiani, il TaaS è la soluzione che offre trasparenza e controllo diretto. Se invece preferisci delegare con un approccio più hands-off, l’outsourcing può soddisfare meglio questa esigenza.

In sintesi

• Scegli TaaS se hai una struttura interna solida, una cultura agile, progetti in evoluzione e necessità di scalabilità.
• Opta per l’outsourcing se cerchi soluzioni pronte, a budget fisso, con supervisione limitata e output ben definiti.
• Se hai qualche dubbio, contatta Pizero Design per una soluzione specifica per la tua azienda!