Quali software e strumenti servono per gestire un evento online?

Con l’esplosione della pandemia del 2020 è iniziata la folle corsa alla sperimentazione audio-video: servivano nuovi software per organizzare streaming di eventi online, e servivano il prima possibile.

Ciò ha fatto sì che nuovi tool prendessero piede nelle famiglie, scuole e ambienti professionali: le piattaforme per organizzare meeting e dirette online con live chat hanno raccolto la sfida, e tra iniziali contrattempi e disguidi tecnici sono arrivate a perfezionarsi fino ad oggi.

Mentre la rivoluzione delle comunicazioni private andava avanti, il mondo delle aziende però ha iniziato a chiedersi: come si possono rendere questi eventi online più professionali, ad esempio sostituendo i loghi delle piattaforme proprietarie con il proprio marchio aziendale? 

Ma soprattutto: come si garantisce davvero la sicurezza dei partecipanti? 

In questo articolo, dopo un po’ di infarinatura tecnica, vedremo quali software servono per gestire un evento online, che possa incontrare le necessità aziendali ma anche delle istituzioni pubbliche e private; proporremo alla fine la soluzione Pizero Design, che abbiamo pensato come integrata, professionale, personalizzabile, sicura e semplice da usare.

Iniziamo con alcuni dettagli tecnici su come funziona una live video.

Evento digitale vs evento virtuale

Ci siamo ormai abituati alle videochat su Whatsapp e alle dirette social, che una ventina d’anni fa sarebbero stati definiti “eventi virtuali”. I progressi tecnologici ci hanno portati però a operare un distinguo: la diretta Twitch o il webinar non sono eventi virtuali, bensì eventi digitali.

La filiera dell’informazione, della condivisione e della ricezione del messaggio sono state pienamente digitalizzate, e sono visibili dal grande pubblico in 2D.

Il termine “evento virtuale” che usavamo un tempo con grande liberalità, oggi è passato a indicare l’evento 3D: ad esempio, una fiera interattiva o uno show room, che prevedono la possibilità da parte dell’utente di accedere con dispositivi di realtà aumentata e virtuale, come schermi immersivi o un visore 3D.

Detto ciò, precisiamo che in questo articolo con “eventi online” intendiamo eventi digitali, come webinar, conferenze e qualsiasi interazione in 2D.

I due software necessari per gestire un evento online 

1) Software di Streaming

Si definisce “streaming” la possibilità di trasmettere su diversi media player un video registrato, con una modalità di consegna che prevede il rilascio e la decodifica di un pacchetto di dati alla volta.

In sostanza, quando con il nostro telefonino registriamo un video e lo mandiamo in diretta streaming su Facebook, Youtube o Twitch, la persona che visualizza il video (client) riceve la trasmissione di piccoli spezzoni, che il suo dispositivo finale decodifica e ricodifica in sequenza, consentendo di vedere il video senza interruzioni.

Il file multimediale riprodotto in streaming si trova in versione integrale su un server remoto, ma viene inviato solo un po’ per volta, in modo da consentire una modalità di fruizione molto più agile e rapida rispetto al classico download.

I due protocolli streaming più diffusi oggi sono:

• TCP (Transmission Control Protocol): questo apre una connessione protetta tra il server e il client. È una trasmissione più lenta ma più affidabile, usata dalle piattaforme di sicurezza e dalla maggior parte delle piattaforme che trasmettono video;
• UDP (User Datagram Protocol): i pacchetti di dati sono più leggeri, ma il protocollo non è in grado di “recuperare” i pacchetti di dati persi, e la qualità di riproduzione finale ne risente.

Cosa significa “Buffering”

A quanti di noi è capitato di vedere un video in streaming e improvvisamente trovare il video bloccato con l’icona “buffering”. Il buffering è in realtà un sistema che dovrebbe prevenire le interruzioni: questo strumento consente ai nostri dispositivi di caricare dei pacchetti di dati in anticipo, che servono al nostro dispositivo durante i cali di rete, per continuare a riprodurre il video senza apparenti interruzioni dell’evento online.

Quando il caricamento del buffering è lento, magari perché il server che trasmette il video e il dispositivo finale sono lontani, non c’è nulla da fare: il video si blocca.

Per ovviare al problema sarà necessario usufruire di CDN (Content Delivery Network), dei server che accorciano la lunghezza del segnale e limitano le interruzioni.

Un software di streaming è uno strumento fondamentale per garantire eventi online di successo, perché consente una ricezione rapida e in tempo reale dell’informazione.

Però oggi affidarsi unicamente a un software di streaming non è più sufficiente: le aziende e i privati hanno la forte necessità, soprattutto per il materiale informativo come le conferenze, i webinar e i corsi di formazione, di registrare un video dell’evento online e di poterlo salvare sul proprio dispositivo, o inviarlo ai clienti per il download.

Ecco che entra in campo il secondo strumento fondamentale per gestire un evento digitale: la registrazione.

2) Software di registrazione

Verba volant: chi vuole organizzare un webinar o una conferenza ha di norma bisogno non solo di condividere un video con tutti i clienti interessati, ma anche di registrare il video e tenerlo in memoria. Certo, è possibile ricorrere al fai-da-te registrando lo schermo di un computer sul quale si sta riproducendo l’evento in streaming, ma spesso il risultato non è molto professionale.

E poi, perché fare dei passaggi in più quando esistono dei software di registrazione integrati e ben più smart?

Assicurati quindi di scegliere una soluzione per gli eventi online che comprenda la registrazione dei video in remoto o in cloud, e la condivisione in modo agile via mail, WeTransfer, Whatsapp, Telegram e simili.

Altri strumenti importanti per un evento online

1) Condivisione dello schermo

Per le presentazioni professionali la condivisione schermo è la svolta: alla chiarezza che possono avere delle slide si aggiunge infatti anche la possibilità di “guidare” con sé l’utente in un tutorial vero e proprio.

La condivisione schermo è possibile inserendo la propria periferica desktop come la fonte per l’invio dei dati attraverso il canale output che si è scelto per lo streaming. In questo caso, non serve integrare un software specifico, ma piuttosto bisognerebbe cercare direttamente un software di streaming e di registrazione che includa anche la condivisione dello schermo.

Mi raccomando, però: istruisci bene i relatori sulle modalità di utilizzo della condivisione schermo, perché di norma è l’attività meno automatica da imparare, soprattutto per chi non è nativo digitale.

2) Strumenti per la live chat

La live chat è uno strumento che nasce per le community social, ma che oggi ben si adegua anche a eventi professionali online. I tuoi clienti o spettatori potranno commentare in tempo reale quanto stai dicendo, una funzionalità indispensabile se si vuole mantenere alto l’engagement del pubblico.

Di solito la live chat viene gestita attraverso un RTMP (Real Time Messaging Protocol), che conferisce a un evento online tutta l’immediatezza di un evento fisico: per questo abbiamo assistito, dopo la pandemia, a un vero e proprio boom dei social che consentivano le live video-chat, come strumento in tempo reale a cui commentare, esattamente come avviene per un evento in presenza.

3) Stanze chat

Infine, spesso in un evento online professionale bisogna essere in grado di dividere i gruppi di utenti in gruppi di interesse. Ad esempio, in una conferenza con diversi relatori, la possibilità di organizzare l’evento in stanze consente al pubblico di ascoltare una persona piuttosto che a un’altra, massimizzando il pubblico e professionalizzando il proprio target.

È ovviamente fondamentale saper gestire in modo efficace le diverse stanze chat, evitando di sovraccaricare il server che si sta utilizzando e dando sempre l’impressione al pubblico che tutto avvenga con fluidità.

Come scegliere i software per un evento online?

Se hai un po’ di esperienza informatica, puoi combinare diversi software esistenti e creare la tua soluzione personalizzata.

Oppure, esistono diverse soluzioni di software integrati, che ti semplificano la vita e ti consentono di assolvere a diverse funzioni. La scelta dipende dalle necessità della singola azienda, o privato.

È evidente che per una startup giovane e di piccole dimensioni può contare molto la rapidità dello streaming e il budget basso.

Invece, per istituzioni di prestigio come un’università, un ordine professionale, un ente o un’istituzione, potrebbe essere preferibile scegliere una soluzione personalizzabile e con a disposizione uno staff per gestire il flusso di lavoro durante l’evento online.

La presenza di uno staff di assistenza in loco è fondamentale anche per “istruire” i relatori, se si tratta di un webinar svolto tra persone che non si trovano nella stessa stanza.

L’importanza della sicurezza

Infine, per operare una scelta del software corretto serve considerare le opzioni di sicurezza. Le piattaforme più grandi e utilizzate sono purtroppo più spesso oggetto di attacchi hacker, come il furto delle credenziali di 500mila utenti Zoom nell’aprile del 2020.

A parità di sicurezza e assenza di bug, una piattaforma più piccola potrebbe essere garanzia di:

• maggiore personalizzazione
• attenzione più puntuale da parte dei tecnici della piattaforma
• maggiore cybersecurity

La soluzione migliore per un evento online professionale e personalizzato

Dopo aver osservato attentamente le esigenze di un pubblico vario di professionisti, abbiamo deciso che era il momento di elaborare una soluzione integrata per le live video, più sicura e scalabile, e che offrisse una connessione privata e quindi più sicura dei singoli utenti.

Ne è nato il software per live video di Pizero Design, il primo programma studiato per aziende ed enti che vogliono gestire in modo smart e professionali i propri incontri ed eventi online.

La soluzione Pizero Design include:

1) Il modulo “Live Event Webapp”

Questo modulo consente:

• di pre-caricare gli utenti dell’evento, o di rendere possibile la registrazione all’evento online
• di creare una o più stanze con chat di gruppo in tempo reale e chat one-to-one privata tra utenti della stessa stanza
• di avere un profilo utente personalizzabile con immagine del profilo, curriculum/biografia e link
• di moderare i messaggi: si possono registrare utenti “moderatori” che possono cancellare messaggi indesiderati e/o bloccare gli utenti
• di avere una repository di file, da cui i partecipanti dell’evento possono scaricare i file: molto utile per tenere il programma dell’evento, o paper e documenti accademici, registrazioni, archivi e così via
• in più, la webapp permette di integrare uno streaming video in ogni stanza: è possibile usare un servizio pubblico (ad esempio Youtube) o gestire lo streaming direttamente tramite il modulo “streaming” di cui al punto 2.

2) Il modulo “Live Streaming”

Si tratta di un server di streaming video in tempo reale, realizzato su infrastruttura Amazon AWS o Microsoft Azure, che consente uno streaming ad alte prestazioni, low-latency e compatibile con WebRTC.

Questo modulo consente di avere più streaming concomitanti, ed ha il vantaggio di essere:

• scalabile
• white label – quindi non ci saranno loghi o brand di servizi terzi
• privato – quindi solo gli utenti che partecipano all’evento potranno vedere lo streaming

È possibile utilizzare questo strumento insieme a un software di regia, come StreamYard, o una qualunque altra app che funziona con lo standard RTMP. Potrai ad esempio collegare uno smartphone con un’app gratuita, che in pochi secondi trasforma la fotocamera dello smartphone in un dispositivo per lo streaming audio e video a una platea illimitata di persone. 

Che differenza c’è tra questa soluzione e…

Youtube?

Lo streaming su Youtube obbliga ad utilizzare il player video con il logo di Youtube. La nostra soluzione Pizero Design è completamente personalizzabile con i loghi e i colori del cliente, e appare come un software proprietario.
In più, lo streaming su Youtube consente a chiunque abbia il link di vedere lo streaming, quindi non è adatto a eventi a pagamento.

Streamyard?

Lo streaming su Streamyard non consente alle persone che vedono l’evento di interagire tra di loro – e con lo speaker – in tempo reale.

Facebook Live?

Lo streaming su Facebook richiede alle persone di avere un account Facebook e collegarsi a una pagina o profilo personale per vedere lo streaming. Non è quindi adatto a contesti professionali.

Vimeo Premium?

Vimeo Premium necessita di un abbonamento da oltre 800 euro l’anno, ogni evento ha un limite di 100 partecipanti, e non include tutte le funzioni in tempo reale della nostra WebApp.

Eventbrite?

Eventbrite include molte interessanti funzioni, ma implica la necessità di pubblicare l’evento in una pagina di Eventbrite. La nostra soluzione, al contrario, oltre a essere white label e completamente personalizzabile può essere installata su un dominio ad-hoc (ad es. www.mioevento.it).

Quanto costa

Il prezzo si divide in:

• licenza per la webapp – Si paga un costo una tantum per installazione e personalizzazione della WebApp.
• licenza e costi dell’infrastruttura per la parte di streaming video – Il costo della componente streaming dipende in larga parta dal numero di streaming concomitanti (un conto è avere uno streaming singolo anche se che dura tutta la giornata, un altro è avere 5 streaming contemporanei da mostrare 5 stanze diverse), dalla durata dell’evento e dal numero di partecipanti.

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