Il lavoro ai tempi del coronavirus: i trucchi e le App che puoi usare per fare Smart Working

L’emergenza che stiamo vivendo in queste settimane a causa del coronavirus costituisce anche un problema economico e di produttività. Il “lockdown” imposto dal governo, nel nostro paese come all’estero, ha portato in modo eclatante alla ribalta la tematica dello Smart Working. Noi di Pizero Design abbiamo fatto dello Smart Working una bandiera fin dall’inizio della nostra attività – lavorando ogni giorno, fin dal 2013, da remoto con sviluppatori in ogni parte del mondo. Quindi è possibile fare smart working  in modo efficiente e a costo zero (o quasi)? Tutto dipende dalle esigenze e dalla dimensione aziendale. Nel caso di piccoli team la risposta è sicuramente si. Quindi qui di seguito vi elenco i trucchi e le App per smart working che ci hanno reso la vita decisamente più semplice:

BYOD, Cloud o laptop aziendale

La prima difficoltà che si incontra per fare Smart working è anche la più difficile da superare, se non si è preparati: Come accedo ai file aziendali? Come posso permettere ai miei dipendenti di lavorare da casa, senza computer? La risposta è abbastanza ovvia: adottare una politica BYOD (Bring your own device), ovvero permettere ai dipendenti di lavorare con il proprio pc, anche in tempi “normali”. La questione non è banale, e si porta dietro tutta una serie di problematiche legate alla sicurezza.

Una soluzione alternativa, per chi non può o non vuole far lavorare i dipendenti con il proprio pc, è di privilegiare per la propria azienda l’acquisto di laptop. A meno che non siate montatori video, o che lavoriate con software che necessitano di molta potenza,  i computer fissi sono generalmente da evitare, benché più comodi per l’uso in ufficio. Ma oggi è possibile trasformare facilmente un computer portatile in un fisso, collegandolo a una docking station che a sua volta consente di usarlo con un Monitor esterno, tastiera e mouse, disponendo anche di porte aggiuntive.  In questo modo si ottiene una vera workstation da ufficio mantenendo la portabilità: in caso di necessità il laptop più essere staccato e portato ovunque. Non a caso praticamente tutti gli informatici lavorano con un computer portatile: volete mettere la soddisfazione di lavorare anche in vacanza?

Uno strumento essenziale per ogni tipo di impresa è oggi rappresentato dai software che sincronizzano i file di lavoro con il cloud: Dropbox, Google Drive, OneDrive sono tutte scelte commerciali valide, che non staremo a discutere oggi. Con un servizio cloud è possibile accedere ai file di lavoro anche da casa, in alcuni casi ottenendo anche la possibilità di condividere e modificare documenti e di inviare link sicuri a terzi che non fanno parte della rete aziendale.

Se avete necessità di sincronizzare una grande mole di dati su vari dispositivi ma vi scoccia pagare una licenza mensile per ogni account il nostro consiglio è di usare NextCloud: un software open source che si installa su un server proprietario e che permette la sincronizzazione dei file senza limiti su Windows, Mac, iOS e Android. Noi lo usiamo con soddisfazione da anni, e con pochi euro al mese abbiamo il nostro cloud privato da 400GB, mantenendo il pieno controllo sui dati e con account illimitati!

App per project management e assegnazione dei compiti

Come portare avanti un progetto che richiede lavoro di squadra, senza poter interagire “live”? Ci sono diverse app che promettono di aiutarti a farlo. Anche in questo caso, negli anni, ne abbiamo provate di tutti i tipi, partendo dalle soluzioni più semplici fino ad arrivare a prodotti complessi (e costosi), per poi scoprire che la maggior parte delle funzioni offerte non erano utilizzabili, perché scomode, o semplicemente non necessarie. L’unica app gratuita che a distanza di anni continuiamo ad utilizzare è Trello, un tool gratuito estremamente semplice e flessibile, che permette di organizzare il lavoro in bacheche virtuali, liste e schede, un po’ come avere le lavagne su cui si attaccano i post-it, ma molto più potente. In ogni scheda si possono creare dei promemoria, caricare file e impostare delle checklist. Le schede possono essere “assegnate” a uno o più membri del team. Quando una scheda viene assegnata a un membro del team, questo riceve una notifica. Quando le attività sono state eseguite, il project manager controlla che le direttive siano state seguite e poi la scheda può essere spostata, archiviata o cancellata. Rilasciata nel 2011, Trello è sempre rimasta gratuita e include una versione web e ottime app per iOS e Android. Senz’altro un’ottima scelta per un team piccolo che non ha bisogno di funzioni particolarmente complesse.

Un altro ottimo tool è Asana. Pur condividendo con Trello alcuni concetti base, Asana è un software molto più complesso, con funzioni estese pensate per rispondere alle esigenze di aziende di dimensioni e complessità maggiori: tra le feature di spicco una funzione calendario (utile ad esempio per chi deve pianificare una linea editoriale), la gestione di team remoti, le deadline di progetto, e molto altro ancora. Bello, sì, ma quanto costa ? La risposta è… dipende. C’è un piano gratuito con funzioni limitate, mentre i piani più interessanti hanno un costo che varia tra gli 11 e i 25 euro al mese per ogni utente.

Messaggi Whatsapp tra dipendenti? No grazie!

Whatsapp è senza dubbio una grande invenzione, che ha rivoluzionato prima il modo di messaggiare con parenti e amici, ma che sta profondamente cambiando anche la vita professionale. Purtroppo spesso non è semplice separare le due cose, con il rischio di ritrovarsi attaccati al cellulare in orario di lavoro, o viceversa ricevere messaggi “indesiderati” anche fuori dall’ufficio. Per questo abbiamo iniziato a usare, qualche mese fa, Slack, che è molto più di un’app di messaggistica: in pratica una fusione tra Whatsapp e Twitter, in quanto permette di interagire e comunicare con messaggi in tempo reale, ma anche creare canali condivisi da più utenti utilizzando gli hashtag, effettuare “mentions” e allegare file, il tutto utilizzando l’interfaccia web del browser, oppure una delle app disponibili per Windows, Mac, iOS o Android. Anche nel caso di Slack è previsto un piano gratuito, con un limite di 10.000 messaggi conservati in archivio (oltre i 10 mila messaggi quelli più vecchi vanno persi). Come nel caso di Asana, anche Slack offre numerose integrazioni con altri prodotti al fine di espanderne ancora di più le funzionalità. I piani a pagamento, invece, partono da poco più di 6 euro al mese.

Messaggi Whatsapp con i clienti? Assolutamente si!

Quel che abbiamo detto sopra riguardo a Whatsapp ovviamente non riguarda i clienti: visto che oggi le comunicazioni di mezzo mondo passano da lì, sarebbe un errore non dare la possibilità a un potenziale cliente di contattarci tramite un servizio con cui sono a loro agio. Come fare però a dividere vita privata e professionale? Perché il rischio, in questo caso, è trovarci a dover rispondere a richieste di ogni tipo in qualunque momento,  giorno o  notte, settimana o weekend!  Beh, per questo le soluzioni sono due: o ci si procura un cellulare aziendale, oppure semplicemente si installa Whatsapp for Business.

Whatsapp for business è una versione speciale della app di Whatsapp, che permette però di registrarsi anche con un numero fisso. In questo modo potrete registrarvi usando il numero di telefono del vostro negozio, del centralino o dell’ufficio, e gestire i messaggi in modo estremamente comodo da pc (usando Whatsapp Web) o direttamente dal cellulare, usando la App dedicata. Per completare la soluzione Whatsapp per la vostra azienda, vi suggeriamo anche di installare un Widget “inviaci un messaggio” sul vostro sito web, come quello che abbiamo noi. In questo modo i clienti che usano uno smartphone potranno scrivervi direttamente premendo un pulsante in modo semplice e veloce. Che sia arrivato il momento di mandare in pensione i form di contatto? (accidenti allo spam!).

E le Riunioni?

Ammettiamolo, le riunioni sono spesso noiose. A volte necessarie, molto più spesso superflue e volte infinitamente lunghe! Quando c’è bisogno di confrontarsi in modo diretto e immediato, però, le app di messaggistica non bastano più. A volte c’è bisogno di parlarsi, vedersi, e magari condividere uno schermo. Per fare queste cose, oggi, ci sono tante, tantissime app. Ecco alcune delle scelte più popolari:

Hangouts Meet è la versione Premium di Hangouts, ed è stata resa gratuita da Google a seguito dell’epidemia di COVID-19, al fine di facilitare il lavoro da remoto. Meet permette di fare meeting fino a 100 partecipanti (10 con video), e si integra perfettamente con gli altri prodotti di Google, da Calendar a Gmail.

Altra ottima soluzione free (anzi, freemium) è Zoom meeting, una app molto completa che promette meeting fino a 100 partecipanti con audio cristallino e video in HD. PC magazine ha definito le performance di Zoom “stellari”, quindi probabilmente vale la pena dargli un’occhiata. Come ho scritto poco fa, la app utilizza un modello freemium, quindi è possibile utilizzarla gratuitamente ma con alcuni limiti (il più importante è la durata dei meeting di gruppo, massimo 40 minuti – ma noi questa non la consideriamo una limitazione, ma una feature 😂),

Tra le alternative a pagamento, invece, spicca Join.me, un sistema di video meeting semplice e immediata. Non richiede di scaricare un software – l’organizzatore crea la riunione e invia un link di invito, mentre agli ospiti basta fare click sul link per partecipare alla sessione. Ci si può parlare in tempo reale, scrivere messaggi, e l’organizzatore può condividere lo schermo.

La nostra scelta, per necessità, ricade ancora spesso su Skype: è un’app essenziale, funziona, ma soprattutto la conoscono tutti. Ci vuole più tempo, a volte, a dire al cliente “guarda, c’è questa altra app che secondo noi funziona meglio, è più moderna, e non richiede di scaricare niente” piuttosto che dire “Ok, aggiungici pure: skype id pizerodesign”

Time tracking – come tenere traccia del tempo speso al lavoro dai collaboratori

Una delle sfide più grandi per chi gestisce lavoratori da remoto è assicurarsi che la persona stia effettivamente lavorando. Certo una pausa caffè non la si nega a nessuno, ma è innegabile che il lavoro da remoto potrebbe prestarsi a possibili abusi, specie quando i collaboratori vengono retribuiti in base alle ore effettive di lavoro, modalità estremamente diffusa all’estero (in italia no, chissà perché…)

Ironia a parte, soluzione valida e completamente gratuita è quella offerta da Top Tracker, una app disponibile sia sul browser sia come standalone app per Mac e Windows il cui funzionamento è molto semplice ed efficace: il project manager crea un progetto e invita uno o più membri del team, i quali attiveranno le funzioni di “tracking” ogni volta che iniziano a lavorare. Il software provvede quindi, a intervalli predefiniti, a controllare l’attività del lavoratore, acquisendo screenshot dallo schermo e monitorando l’attività di mouse e tastiera, pur nel rispetto della privacy del lavoratore (ad esempio, lo screenshot di una finestra “estranea” a quella di lavoro viene oscurata, e non registra il testo digitato da tastiera). Se l’attività viene sospesa (ad esempio perché il lavoratore è in pausa) il software mette in pausa il timer e riprende solo quando l’attività ricomincia.  Al termine di ogni sessione  la app elabora un report completo che può essere analizzato dal project manager, e provvede a calcolare con esattezza il tempo effettivo di lavoro e il compenso dovuto.

Per concludere

Oltre alle varie App elencate in questo articolo esistono anche delle Suite, ovvero dei software “tutto in uno”; si tratta in genere di soluzioni a pagamento che promettono cioè di sostituire l’intero ufficio con una soluzione software. Sono valide? valgono il prezzo? Non avendole provate non possiamo esprimerci: ma la buona notizia è che alcune di queste soluzioni sono disponibili in questo momento gratuitamente. Il Governo italiano ha infatti predisposto un sito web (Solidarietà Digitale) che contiene decine di offerte “gratuite” da parte di aziende italiane, per aiutare le imprese in difficoltà a il momento di crisi. Tra queste ci sono anche diverse soluzioni per lo Smart Working. Il nostro consiglio? Approfittatene, verificate però le condizioni, e soprattutto occhio ai costi una volta finito il periodo promozionale.

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