Per i piccoli e medi business la ricerca del giusto software gestionale clienti - anche noto come CRM - può diventare un'odissea. Se escludiamo a prescindere i software più massicci e costosi, anche affidarsi alla scelta di un programma di gestione clienti gratis può essere rischioso.

Un programma gestione clienti non è mai gratis

Ma come - verrebbe da obiettare - basta fare un ricerca online dei migliori CRM per trovare decine di proposte gratuite!

Eppure, non bisogna farsi ingannare così facilmente. Spesso il software gestionale clienti spacciato come free in realtà non lo è, per tre principali ragioni:

• La maggior parte dei CRM spacciati come “gratis” sono in realtà demo di un mese. Scaduto il periodo di prova, puoi scegliere se acquistare il prodotto in abbonamento oppure passare ad altro;
• Tantissime offerte di programmi gestionali per clienti "gratis" sono in realtà Freemium, ovvero offrono un ventaglio di funzioni molto ridotto. Solo sottoscrivendo un abbonamento si può sfruttare la piena potenza di fuoco di questi software;
• Ci sono dei veri CRM gratis, con ottime prestazioni e molte diverse funzioni. Però imparare come si usano è un investimento di tempo, un vero e proprio viaggio. Se non vuoi che il tuo investimento vada perduto, è tassativo viaggiare informati. 

Insomma, in poche parole il rischio è quello di incorrere in un "falso gratis"!

CRM: significato

La sigla CRM sta per Customer Relationship Management e si riferisce a un software gestionale clienti. Per gli e-commerce e per i siti aziendali si tratta di uno strumento di straordinaria importanza, perché consente di gestire i clienti in modo più razionale, rapido ed efficiente.

Si tratta di software articolati, che devono garantire una ottima integrazione e rapidità. Per questo è molto difficile trovarne di buoni e gratuiti allo stesso tempo (anche se noi ci siamo riusciti!).

Cosa possiamo aspettarci da un software gestionale clienti gratis 

Rispondiamo prima ad alcune delle domande più comuni sulle funzionalità medie di un programma gestione clienti senza abbonamento. 

1 - Esistono dei CRM del tutto gratuiti? 

Sì, esistono. Nessun costo nascosto e nessuna brutta sorpresa.

2 - Un programma gestionale clienti gratuito conviene rispetto a Excel? 

Ci sono decine di CRM gratuiti (sempre) che offrono delle funzioni molto interessanti e salva-tempo. Dal monitoraggio delle vendite alla gestione dei clienti con i chatbot, alla creazione di reportistica avanzata e monitoraggio dei lead sul sito…

Insomma, la risposta è sì: un software ideato per risparmiare il tuo tempo ed ottimizzare il tuo tempo sarà sempre più efficiente, rapido e orientato alla chiarezza di Excel.

Senza nulla togliere ai nostri amati spreadsheet, la loro funzione non è quella di fare il software gestionale clienti.

3 - Quali sono i limiti di un software gestionale clienti gratuito? 

Il limite principale è il numero di utenti.

Come avrai immaginato, le software house non creano software di gestione clienti per beneficenza. Il loro ritorno si verifica nel momento in cui la tua azienda raggiungerà un numero di clienti tale che sarai spinto all'upgrade del tuo CRM gratuito.  

Sei alla ricerca del gestionale perfetto per il tuo business potrebbe interessarti il nostro articolo sui migliori software gestionali gratis.

Come scegliere un CRM gratis

1) Scegli le funzionalità 

Sicuramente hai già in mente cosa ti serve per snellire e rendere più smart e integrato il tuo business.

Prova a stilare un elenco, e confrontalo con le funzioni più comuni dei CRM, ovvero:

• gestire le vendite 
• monitorare il ticketing 
• creare sales funnels 
• Usufruire di una reportistica avanzata
• pianificare appuntamenti 
• avere una live chat con i clienti 

Nella nostra top 3 che trovi a fine articolo abbiamo selezionato un CRM per ogni famiglia di funzioni: quindi abbiamo 3 campioni rispettivamente per il marketing, le vendite e il customer service. 

2) Integrazione con le risorse che già possiedi 

Il secondo aspetto da tenere in considerazione per scegliere il tuo software gestione clienti gratis è sempre l'integrazione: assicurati di avere i giusti software per la collaborazione in modo da consentire agli utenti del CRM di condividere le proprie informazioni. 

Il software di gestione clienti gratis che hai scelto funziona solo su Outlook? I suoi plugin si integrano al tuo e-commerce? 

Valuta tutte le integrazioni che dovrai fare, considerando che meno tempo impieghi per sincronizzare i tool, meglio è in termini di efficienza. 

3) Prospettive di crescita 

Come detto sopra, spesso il programma gestione clienti gratis nasce per un numero ridotto di utenti, quindi per piccoli business. Pensi che la tua startup o la tua piccola azienda cresceranno nel tempo? 

Valuta il programma gestione clienti gratis di conseguenza. 

Infatti, mentre bastano pochi minuti per fare un upgrade e passare alla versione a pagamento del tuo software gestionale per clienti, purtroppo la migrazione da un CRM all’altro può diventare una vera spina nel fianco. 

Considera quindi la prima fascia di prezzo del software che sta scegliendo: nel caso in cui sia un investimento che sei disposto a fare, allora anche la versione gratis del CRM è conveniente. 

I 3 migliori CRM gratis - la nostra selezione 

1) Hubspot – il software gestionale clienti gratis per il marketing 

• Utenti: illimitati 
• Clienti: 1 milione. 

In contraddizione con tutto quanto abbiamo detto finora, ecco l'imbattibile offerta di Hubspot, CRM gratis con utenti illimitati, senza costi nascosti e con ottime funzioni di base, vincitore assoluto per la gestione del marketing.

Hubspot è una risorsa molto valida se vuoi avere in un solo luogo email, moduli, landing page, annunci, chat, Facebook Messenger, visionando nel contempo quali di questi canali funzionano meglio. 

Ultima buona notizia: se la tua azienda decide di usare la versione a pagamento, puoi abbonarti per un utente alla volta. 

Funzioni

• Live chat, anche con chatbot 

• gestione dell’advertising 
• ticketing 
• gestione contatti 
• report altamente dettagliati 
• diverse dashboard per gestire meglio i flussi di lavoro
• monitoraggio dell'attività sul sito 
• email 
• task manager 
• calendario e gestione appuntamenti 
• chiamate Voip disponibili direttamente dal portale.

2) Agile CRM - il programma gestione clienti per il Customer Service

• Utenti: 10
• Contatti: 1000

Sei soddisfatto del tuo business lato marketing e hai solo la necessità di gestire i tuoi clienti? Agile è davvero agile, snello e ricco di funzioni fondamentali per la customer care.

Unica pecca: la versione gratuita si limita a una campagna, ma con 5 livelli.

Funzioni 

• Helpdesk
• ticket
• possibilità di assegnare delle etichette a ogni ticket e di assegnare priorità 
• possibilità di indirizzare i ticket a diversi team 
• creazione di risposte precompilate, che il software salva automaticamente in caso di FAQ dei clienti in chat o via mail.
• creazione di un numero illimitato di offerte 
• gestione mail 
• campagne email 
• monitoraggio dell'attività sul sito 
• creatore di landing page 
• calendario e gestione di appuntamenti.

3) Really Simple Systems - il software gestionale clienti gratis per le vendite

• Utenti: 2
• Contatti: illimitati
• Dati di compagnie: 100

Il premio intuitività va a Really Simple Systems, che presenta un’interfaccia estremamente intuitiva. In effetti, il nome lo lasciava intuire. 

È il miglior CRM gratuito sul mercato per la gestione delle vendite nelle startup o business individuali (freelance, consulenti). 

Purtroppo non è dotato di geolocalizzazione né di integrazione con le email, ma soprattutto non consente di impostare permessi differenziati per gli accessi. 

Funzioni 

• creazione di report personalizzati 
• individuazione dei lead e delle opportunità da gestire 
• possibilità di chiamare i clienti anche al cellulare direttamente dal CRM 
• tracciamento metriche diverse 
• gestione delle pipeline 
• funnel di vendita 
• cronologia cliente 
• forecast di vendite e listini 
• accesso API 
• integrazione con Google contacts e Outlook.

La soluzione migliore: il programma gestione clienti personalizzato

Un software gestione clienti può essere di ottima qualità, ma quanto tempo ed energie ci vogliono per "piegarlo" alle proprie esigenze? A volte, soprattutto se pensi che la tua attività crescerà, conviene investire una piccola cifra.

Vuoi qualche consiglio strutturato sulle tue esigenze? Contatta Pizero Design per una consulenza, o per creare il tuo e-commerce o sito web a regola d'arte!